ASEAN統一システムの実現に向けて動き出したswifTシステム

• 見積作成工数を削減することでスタッフの残業が減少
• 言葉の壁をなくす、全員で見える化したデータ管理

Q.まずは、御社の事業内容と、導入背景について教えてください

　我々は2008年に設立した、塗料やメッキ薬品工業薬品を中心とした表面処理の商社です。
今ではそこに関連する設備機器などを含めた総合商社として、今年11年目を迎えています。
我々は2年ぐらい前まで、Excelを使用した、いわゆる手作業で業務を行っていましたが、ある時、作業を任せていたタイ人スタッフが突然引き継ぎもなしに、辞めてしまいました。
「各人が個別にデータ管理をしている」という状況を重く見て、社員全員が共有できるようにすることを目的に、システム導入の検討を始めました。

Q.どのようにシステムを探しましたか？

　まずは自分たちでソフトを探すのですが、既成ソフトを見てもシステム経験がないメンバーなので導入ポイントがわからない。
そこで日本本社へ相談し、日本・タイを両方フォローできるベンダーを探してもらい、出会ったのが東計タイランドの「swifT」でした。

Q.システムの選定ポイントは？

　何社か面談しましたが、その中でswifTを選んだ理由の一つが、ベンダーである東計さんと、日本＆タイで直接お話ができるということです。
こちらの要望を日本本社情報システム部門へ伝えて、日本側で打合せをしてくれるというのは我々としても非常に楽でしたが、日本本社で導入するシステムを決めても、タイのローカルスタッフは納得しない。
東計さんは日本・タイどちらでもサポートしてもらえます。

Q.システム導入効果はいかがでしょうか。

過去見積参照し、実績分析や見込み客の創出に役立てています。

我々の日々の業務で一番多いのが見積作成です。
約1,500品目の商品には細かい違いが多く、また輸入品は毎回値段が違い、値上もあるため、毎回見積を作らなければいけません。
取引数が100社を越えてきてからは、過去の書類を探すのに非常に時間がかかっていました。
今ではswifTを確認すれば、「そのお客様には去年の12月にいくら販売しました」という返答がスタッフからパッとくるので、私のストレスも減りました。

もう一つは、全員で案件を見える化したデータ管理です。

特に、見積に対して請求書を出すという流れが本当にスムーズになったと感じています。
「この見積の注文は来ましたか?」「サプライヤーに注文を出しましたか?」以前は私がスタッフへいちいち聞かなければいけなかったんです。
そういうことが、今はswifTのおかげで情報を共有し可視化できるようになりました。
当然、注文に対して「請求書を出した?」という質問も以前はよく言っていたんですが、その請求書も振込状況もちゃんとswifT内で連動され、確認することができるため、いわゆる販売管理ソフトとして非常に助かっています。

月間のレポートも早く出してくれるようになりました。
今までExcelでやっていた作業、例えば見積を作って、インボイスを作ってという流れを個別にする必要がありましたが、swifTでやってしまえば1件の見積データをずっと引き継いでインボイスまで作ることができます。
データを選択するだけで紐付いて管理ができ、特にスタッフの手でデータを修正する必要も、二重作業も必要ないというわけです。

システムを入れる前はexcel を利用していましたが、運用上のトラブルが多く解決が困難でした。

また、データ共有ができず属人化していた問題も解消できたのも大きいです。

急な欠勤に対しても、他のメンバーでカバーできるような組織体制ができました。

Aomさん

以前は、Excelで請求書を作り、さらにまた自分でレポートを作成する二重作業がありました。

Swiftシステムを導入してからは、一度請求書を登録すればレポートは、自動作成してもらえるので二重作業がなくなりました。

レポートも普段使っているそのままのレイアウトを専用に作ってもらい業務に支障が出ることはほとんどなかったです。

Adominさん

Q.今後の展開を教えてください。

「swifT」システムを活用し、ASEANグループ全体のデータ共有の実現です。

実際に、東計さんには、このタイ拠点の導入をきっかけに、インドネシアと中国のシステム稼働が実現し、ベトナムも稼働に向けて動いております。

タイの状況を日本も見れるのはメリットですが、さらに、中国・インドネシア・ベトナムの各拠点が同じswifTを導入していくと、我々は各拠点同士の動きが見れるようになります。
こういうものを売ってる、こういうお客さんと取引しているというのが分かれば、さらに色々な効果が出てくると考えています。
将来的にはタイだけではなくアセアン地域に進出し、グループ全体で統一したものを使っていきたい。
そしてその情報を共有できたら、もっと円滑に営業活動ができるんじゃないかということを数年前から考えていました。

情報が共有できれば、我々の営業活動として本当にプラスになると思います。
日本とタイだけでなく、これからはASEAN間の紹介という事も増えていくと思うので、それに役立てるようにしたいと思っています。
タイ法人だけでも、もうお客様も100社を超え、取り扱い品目も1,500品番ほどあるので、やはりそれぞれ参考になる部分があると思います。
営業の立場からすると、そうした情報を活用していきたいです。

商号	株式会社　板通
事業内容	塗料・工業薬品・内外装施工・機器・設備等の専門商社
創業	1889年1月
資本金	3000万円
従業員	200名